Pelatihan Pengelolaan Perpustakaan Secara Modern Bagi Pustakawan Yayasan Prayoga Riau

Dalam perkembangan informasi seperti ini maka perpustakaan harus dikelola secara modern agar semakin diminati oleh peserta didik. Untuk itu Yayasan Prayoga Riau bekerja sama dengan Universitas Sanata Dharma Yogyakarta menyelenggarakan Pelatihan Pengelolaan Perpustakaan secara Modern bagi pustakawan Yayasan Prayoga Riau.

Paradigma lama tentang perpustakaan adalah sebuah gedung tempat menyimpan buku – buku, yang dipenuhi dengan rak – rak berisi buku. Petugas perpustakaan sekedar guru – guru biasa, tamatan sekolah menengah. Padahal tugas perpustakaan merupakan sesuatu yang sangat penting dalam lembaga pendidikan. Di antaranya perpustakaan menjadi pusat informasi, sumber belajar, penelitian, preservasi, rekreasi dan kegiatan ilmiah lainnya. Di samping itu perpustakaan menjadi agen perubahan dan agen kebudayaan dari masa lalu, masa sekarang dan masa yang akan datang. Perpustakaan menjadi substitusi dari kelas, buku – buku merupakan substitusi dari guru.

Dalam perkembangan informasi seperti ini maka perpustakaan harus dikelola secara modern agar semakin diminati oleh peserta didik. Untuk itu Yayasan Prayoga Riau bekerja sama dengan Universitas Sanata Dharma Yogyakarta menyelenggarakan Pelatihan Pengelolaan Perpustakaan secara Modern bagi pustakawan Yayasan Prayoga Riau di SMP Santa Maria Pekanbaru. Pelatihan ini berlangsung hari Senin – Rabu, 21 – 23 Agustus 2017 dan diikuti oleh 36 peserta dari Sekolah – sekolah di bawah naungan YPR dan 4 peserta dari Akademi Kesehatan John Paul II – Pekanbaru.

Materi diberikan oleh narasumber dari Perpustakaan Universitas Sanata Dharma Yogyakarta. Adapun materi dibagi menjadi 3 bagian yaitu Manajemen Perpustakaan dengan narasumber Ibu F. Rahayuningsih, S.Sos., M.A. ( Kepala Bagian Pengembangan Perpustakaan ), Pengorganisasian Perpustakaan oleh Bapak Ag. Marsudi, S.Sos. ( Kepala Bagian Pelayanan Teknis Perpustakaan ) serta Otomasi Perpustakaan oleh Bapak Y. Joko Nugroho, S.S. ( Kepala Bagian Sarana Prasarana dan Teknologi Informasi Perpustakaan).

Manajemen Perpustakaan meliputi Pengertian manajemen, Fungsi – fungsi manajemen, Prinsip – Prinsip manajemen, Visi, Misi, Perencanaan Strategis dan Analisis SWOT, Pengembangan Prosedur Kerja ( SOP ), Sistem Manajemen Mutu Kebutuhan ruang perpustakaan menurut SNP untuk SD, SMP, SMA. Dalam sesi ini peserta juga diajak untuk berdiskusi merumuskan visi, misi, analisa SWOT dan membuat perencanaan untuk perpustakaan.

Pengorganisasian perpustakaan mencakup pengembangan koleksi, pengolahan koleksi, layanan pengguna, pemeliharaan koleksi. Pengembangan koleksi adalah semua kegiatan untuk memperluas koleksi yang ada di perpustakaan, terutama kegiatan yang berkaitan dengan pemilihan dan pengadaan bahan pustaka. Pengolahan koleksi adalah kegiatan mulai dari proses inventarisasi, klasifikasi, dan katalogisasi. Layanan bagi pengguna merupakan tolok ukur keberhasilan layanan perpustakaan. Layanan yang diberikan kepada pengguna mencakup koleksi, fasilitas dan jasa perpustakaan. Layanan kepada pengguna haruslah sedapat mungkin berkualitas agar mereka merasa puas. Dalam sesi ini peserta diberi tugas untuk mengklasifikasikan buku dengan DDC (Dewey Decimal Classification) edisi ringkas.

Otomasi perpustakaan dimaksudkan sebagai penggantian tenaga manusia di perpustakaan dengan menggunakan komputer dalam pelaksanaan pekerjaannya, baik sebagian maupun seluruhnya. Contoh mencetak katalog kartu yang dilakukan oleh manusia dan akan dilakukan berulang-ulang, dengan otomasi maka perpustakaan tersebut tidak perlu mencetak katalog kartu karena data bibliografi dapat langsung digunakan dengan menggunakan komputer yang disediakan.  Pada sesi otomasi perpustakaan ini peserta diajak untuk belajar Senayan Library Management System ( SliMS ) yaitu sebuah Sistem Managemen Perpustakaan yang gratis dan open source softwares. Kegiatan mulai dari instalasi, barcode, entri data, penelusuran, pelayanan kepada pengguna.

Pelatihan ini sangat bermanfaat bagi peserta. Seperti Ibu Arta Togatorop, pustakawan di SMP Santa Maria Pekanbaru yang mengakui bahwa pelatihan ini menyenangkan dan banyak ilmu yang didapat. Bapak Agus Ardyanto Simanungkalit dari SMA Santo Tarcisius, Dumai mengatakan, “Saya sangat tertarik karena sudah diajarkan bagaimana otomasi perpustakaan dan memanajemennya. Dengan adanya otomasi sangat meringankan pekerjaan kita sebagai pustakawan karena tidak usah menuliskan dalam klasifikasi. Di SMA Santo Tarcisius sudah menjalankan otomasi secara lokal dan apabila ada sarana prasarananya akan meng-online-kan perpustakaan SMA Santo Tarcisius.” Romo Antonius Konseng, Pr., M.Sc. selaku Ketua Pengurus yayasan Prayoga dalam acara penutup mengatakan, “Saya senang mendengar kesan dan pesan pada hari ini. Kesimpulannya adalah sudah terjadi perubahan paradigma dari pengelolaan perpustakaan yang apa adanya menjadi keinginan untuk mengelola perpustakaan sesuai dengan ilmu yang diberikan. Minimal keinginan tersebut ada. Bahwa kita mempunyai keterbatasan misalnya bukunya itu – itu saja, uangnya tidak ada namun semoga hal tersebut tidak menghambat keinginan tersebut. Saya juga senang  karena mereka ( peserta ) bisa belajar cepat. Namun ada usul saya yaitu online/modern boleh, tapi jangan diabaikan interaksi/human approach.”

About the author